Investieren Sie ein paar Stunden, um ständig wiederkehrende Probleme zu lösen, damit Sie nicht bei jeder Bewerbung aufs Neue daran verzweifeln. Die Zeit und Mühe sparen Sie schnell wieder ein! Man wird es Ihren Bewerbungen außerdem ansehen, und eine ordentliche Gestaltung präsentiert Sie als sorgfältigen Menschen.

Klicken Sie unten auf den Link zum Blitzkurs Word und arbeiten Sie die Bereiche durch, in denen Sie nicht sicher sind.

Tipp: Wenn Sie eine andere Textverarbeitung benutzen, zum Beispiel weil Sie bereits auf der Festplatte Ihres PCs installiert war, könnten Sie auf das kostenlose OpenOffice umsteigen. Es ist nicht nur mit Microsoft Word kompatibel und ähnlich zu bedienen, sondern kann auch sehr einfach PDFs erzeugen, die Sie für E-Mail-Bewerbungen und Online-Bewerbungen benötigen.

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Da so viele unterschiedliche Versionen von Word im Umlauf sind, beschränken sich die Erläuterungen darauf, was zu tun ist. Falls Sie das Wie bei Ihrer Version nicht kennen, geben Sie einfach bei einer Suchmaschine Ihre Frage ein, etwa »Wie mache ich in Microsoft Word die Abstände zwischen Absätzen größer?« (ohne Anführungszeichen). Um die Suche einzugrenzen, nennen Sie zusätzlich am besten noch Ihr Betriebssystem (Windows, Mac, Linux) sowie Ihre Word- bzw. Office-Version (meist einfach eine Jahreszahl wie 2003, 2007). Sie werden die Antwort nach ein bisschen Rumgestöber mit großer Wahrscheinlichkeit finden.

Die mit Abstand beiden wichtigsten Befehle in Word sind Rückgängig und Speichern.

Wann immer Sie versehentlich etwas eingegeben oder verändert haben oder mit einem unerwarteten und unerwünschten »Verhalten« von Word konfrontiert sind, verwenden Sie sofort den Befehl Rückgängig. Sonst passiert es leicht, dass Sie einen Teil Ihrer mit viel Zeit und Mühe fertiggestellten Arbeit verlieren. Merken Sie sich das Tastenkürzel für diesen Befehl, gewöhnlich strg+z (Windows) bzw. cmd+z (Mac). Sie können auch mehrere Arbeitsschritte widerrufen – tun Sie das so oft, bis der gewünschte Zustand wiederhergestellt ist.

Sind Sie nun einen Schritt zu weit in die »Vergangenheit« gegangen, wählen Sie den Befehl Wiederholen oder Wiederherstellen. Auch das können Sie mehrfach tun. Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen können Sie diese Befehle sogar verwenden, wenn Sie ein Dokument gesichert (gespeichert) haben. Erst wenn Sie ein Dokument schließen und es dann wieder öffnen, ist das Rückgängig-Machen nicht mehr möglich.

Tipp: Achten Sie genau darauf, dass Sie beim Rückgängig-Machen und Wiederherstellen nicht versehentlich zwischendurch eine falsche Taste drücken! Denn dann sind die beiden Befehle nur ab/bis zu dieser neuerlichen Eingabe möglich!

Das Speichern (oder auch Sichern) sorgt dafür, dass Ihre Arbeit aus dem Arbeitsspeicher auf Ihre Festplatte übertragen wird. Es wird häufig vergessen. Wenn das Programm abstürzt, was immer wieder einmal vorkommt, ist ohne Speichern oft eine ganze Menge Arbeit futsch. Merken Sie sich daher auch hier das Tastenkürzel – strg+s (Windows) bzw. cmd+s (Mac) – und speichern Sie alle paar Minuten und vor allem immer dann, wenn Sie einen wichtigen Schritt abgeschlossen haben. Sie können Word in den Voreinstellungen auch anweisen, alle paar Minuten automatisch zu speichern.

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Blenden Sie während des Bearbeitens immer die Steuerzeichen ein. Damit sehen Sie Symbole für Leerzeichen, Tabulatorzeichen, Absatzmarken, Seitenwechsel etc. und vermeiden unvorteilhafte Dopplungen und Anhäufungen dieser Zeichen.

Wenn Sie die Datumszeile im Anschreiben oder Ihren persönlichen Briefkopf an den rechten Rand schieben wollen, geben die meisten Benutzer Dutzende von Leer- oder Tabulatorzeichen davor ein, bis es ungefähr stimmt. Das wirkt unruhig und unschön, zudem entspricht die Bildschirmdarstellung nicht exakt dem späteren Ausdruck.

Klicken Sie stattdessen in die Zeile und wählen Sie einfach das Absatzformat rechtsbündig. Ähnlich, wenn Sie eine einzelne Zeile in die Mitte stellen wollen; dafür gibt es das Absatzformat zentriert. Allerdings ist eine linksbündige Ausrichtung praktisch immer zu bevorzugen, insbesondere bei Überschriften. Zentrierte Überschriften sind etwas für Todesanzeigen!

Häufig beginnen einzelne Zeilen in einem Dokument irrtümlich mit Leerzeichen. Kontrollieren Sie das am Schluss und löschen Sie die Leerzeichen, damit jede Zeile exakt links beginnt.

Soll in einer Zeile etwas am linken und etwas anderes am rechten Stand stehen, benötigen Sie auch dafür keine Vielzahl von Leerzeichen oder Tabulatorzeichen. Richten Sie stattdessen einen rechtsbündigen Tabulator ein.

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Wenn Daten untereinander stehen wie zum Beispiel im Lebenslauf und im Bewerberprofil, sollten sie das möglichst genau tun, damit der Leser sie eindeutig und schnell erfassen kann. Das schaffen Sie so:

Schreiben Sie jedes Datum auf identische Weise – also nicht einmal
1/97, dann
Febr. ’99 und beim nächsten Mal
September 2001

Beginnen Sie jede einstellige Zahl, die für einen Monat steht, mit einer führenden »0« und setzen Sie zwischen Monat und Jahr einen Schrägstrich ohne Leerzeichen:

12/1999
03/2007
01/2004

Damit stehen die Schrägstriche zwar nicht hundertprozentig exakt untereinander, weil die Ziffern unterschiedlich breit sind, aber diese Genauigkeit reicht aus.

Lassen Sie die Tage weg, Monat und Jahr genügen in der Regel. Falls Sie die Tage doch benötigen, setzen Sie ebenfalls vor jede einstellige Zahl eine »0«.

Setzen Sie zwischen zwei Daten das Wort »bis« oder einen Gedankenstrich. Gedankenstriche sind etwas länger als Trennstriche; Sie finden sie unter »Sonderzeichen« bzw. erzeugen Sie unter Windows bei gedrückter Alt-Taste und Eingabe von »0150« auf dem numerischen Tastenblock, auf dem Mac mit Alt-Taste + Trennstrich (Taste rechts neben dem Punkt). Auch Gedanken­striche verwendet man ohne Leerzeichen:

01/1998 bis 03/2001
04/2002 bis 11/2003
oder
01/1998–03/2001
04/2002–11/2003

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Wollen Sie mehrere Spalten erzeugen, wie es im tabellarischen Lebenslauf verlangt ist, haben Sie zwei Möglichkeiten, damit es sauber aussieht: Arbeiten mit Tabulatoren und das Anlegen einer Tabelle. (Die Funktion Spalten von Word ist für diese Zwecke ungeeignet.)

Möglichkeit 1, Tabulatoren: Links oben auf Ihrer Tastatur finden Sie die Tabulatortaste, die mit zwei Pfeilen und zwei senkrechten Strichen (auf Mac-Tastaturen nur ein Pfeil plus Strich). Sobald Sie diese Taste drücken, »springt« der Cursor an die nächste definierte Stelle. Word wählt dazu vordefinierte Standardschritte (Standardtabstopps). Viel besser ist es jedoch, wenn Sie die Tabstopps selbst bestimmen. Ist das geschehen, drücken Sie nur noch einmal die Tabulatortaste, der Cursor springt an die gewünschten Stelle und Sie schreiben dort weiter. Auch wenn sich später noch etwas am Text ändert, kann nun nichts mehr verrutschen – was mit Standardtabstopps häufig passiert, ohne dass man es bemerkt!

Wichtig: Sie müssen zuerst den gewünschten Textbereich auswählen, auf den sich die jeweiligen Tabstopps beziehen sollen – sonst haben Sie alle Eingaben vergeblich gemacht!

Möglichkeit 2, Tabelle: Legen Sie eine zweispaltige Tabelle an. Lassen Sie sich nicht von den vielen Einstellmöglichkeiten verwirren, Sie können auch im Nachhinein alles beliebig verändern, z. B. die Breite der Spalten durch einfaches Ziehen an den senkrechten Linien. Auch ob Sie überhaupt am Ende Linien sehen wollen und in welcher Stärke, legen Sie später fest. (Verwenden Sie eher feine oder keine Linien, zu starke Linien wirken wie »Trauerränder«.)

In den so erzeugten Feldern bewegen Sie sich am schnellsten mit den vier Pfeiltasten Ihrer Tastatur, oder klicken Sie einfach hinein. Eine weitergehende Erläuterung der Arbeit mit Tabellen würde hier – ohne Ihre Programmversion zu kennen – den Rahmen sprengen. Wenn Sie damit nach einer halben Stunde Ausprobieren und Internet-Recherche noch nicht klarkommen und Sie niemanden haben, der es Ihnen zeigen kann, verwenden Sie stattdessen lieber Tabulatoren.

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Aktivieren Sie die automatische Silbentrennung. Die kann zwar einiges, ist aber bei Weitem nicht perfekt. Überprüfen Sie jede einzelne Trennung auf einem Ausdruck. Im Zweifelsfall sehen Sie im Duden nach.

Haben Sie nicht? Dann kopieren Sie das Wort und testen Sie es mit der Duden-Rechtschreibprüfung: Fügen Sie das Wort ins Feld unter »Wie schreibt man …?« ein. Nach Klick auf »Prüfen« sehen Sie unter »Suchergebnis«, wo das Wort getrennt werden darf, zum Beispiel: Ma|schi|nen|schlos|ser.

Unrichtige oder unschöne Trennungen fallen unangenehm ins Auge, wie etwa

A-	bein-	Staat-	Lan-
bändern	halten	sex-	desse-
		amen	nat

Wie nehmen Sie Einfluss auf die Trennungen? Auf keinen Fall, indem Sie einfach Trennstriche einfügen! Die rutschen nämlich mitten in die Zei-le (wie hier), sobald sich am Text etwas ändert, und das ist ein eindeutiger Formfehler. Stattdessen verwendet man den bedingten Trennstrich. Sie erhalten ihn durch Drücken der Tastenkombination strg+Trennstrich (Windows) bzw. cmd+Trennstrich (Mac).

Wird ein Wort an einer falschen oder unerwünschten Stelle getrennt, fügen Sie den bedingten Trennstrich mit der Tastenkombination an der richtigen Stelle ein. Passen die entsprechenden Zeichen samt Trennung noch in die Zeile, trennt Word wie vorgesehen, andernfalls rutschen die Zeichen in die nächste Zeile – und der Trennstrich bleibt praktischerweise unsichtbar!

Sie können auch verhindern, dass ein bestimmtes Wort überhaupt getrennt wird: indem Sie den bedingten Trennstrich unmittelbar vor das Wort setzen.

Eine andere Vorgehensweise ist, die automatische Silbentrennung deaktiviert zu lassen und nur »von Hand« zu trennen: An jeder gewünschten Stelle fügen Sie einen bedingten Trennstrich ein. Passiert daraufhin nichts, passt die Silbe samt Trennstrich einfach nicht mehr in die Zeile.

Um besser zu sehen, wo Sie bereits bedingte Trennstriche eingefügt haben, blenden Sie die Steuerzeichen ein. So entdecken Sie auch, warum ein Wort immer noch an einer bestimmten Stelle getrennt wird, obwohl Sie den bedingten Trennstrich wieder gelöscht hatten: Manchmal hat man mehrere davon eingegeben und muss daher alle löschen.

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Zeichenabstand: Ändern Sie daran nie etwas! Selbst minimale Änderungen, ob positiv oder negativ, verschlechtern enorm die Lesbarkeit Ihres Texts.

Zeilenabstand: Belassen Sie es bei der Vorgabe »einfach«, das ist die Einstellung für eine optimale Lesbarkeit. Der Abstand ändert sich so zudem automatisch je nach Schriftgröße. Wenn Sie die Einstellung ändern und zum Beispiel eine Zahl eingeben (für einen festen Zeilenabstand), tun sich verschiedene Probleme auf.

Absatzabstand: Wenn Sie in Ihrem Dokument nach einer Zeilenschaltung bzw. Absatzmarke einen größeren Abstand sehen als zwischen den Zeilen davor, ist ein Absatzabstand eingestellt. Setzen Sie diesen Abstand auf »0«, wenn Sie das stört, oder erhöhen Sie ihn sogar noch. Wenn Sie einen Absatzabstand wünschen, wählen Sie den Wert für den Abstand nach dem Absatz. Es führt bei der Eingabe und beim Überarbeiten von Texten leicht zu Verwirrung, wenn Sie alternativ oder zusätzlich den Wert für den Abstand vor dem Absatz verändern.

Verwechseln Sie den Absatzabstand nicht mit einer Leerzeile, die Sie mit der Eingabetaste erzeugen. Das Verwenden von Leerzeilen ist sehr verbreitet, aber nicht zu empfehlen, wenn Sie eventuell Platzprobleme bekommen könnten. Dann nämlich können Sie beim Arbeiten mit Absatzabständen viel feiner justieren.

Um bei eingestelltem Absatzabstand
(wie hier) eine neue Zeile zu beginnen, ohne den Absatzabstand auszulösen, gibt es einen speziellen Befehl: die manuelle Zeilenschaltung (Shift-Return). Viele Anwender füllen eine Zeile stattdessen mit Leerzeichen oder Tabulaturzeichen, um den automatischen Zeilenumbruch auszulösen – das ist eine Behelfslösung, die bei Änderungen viel Arbeit macht.

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Das Formatieren in Microsoft Word bringt viele Anwender zur Verzweiflung: Sie ändern in einem Absatz zum Beispiel Schriftart, Schriftgröße und Ausrichtung, und beim Eingeben der nächsten Absatzmarke ist alles futsch. Word scheint unerwünschtes Eigenleben zu zeigen und formatiert einfach anders. Erste Hilfe: der Befehl Rückgängig.

Ein Grund für unerwartetes »Verhalten« von Word ist, dass das Programm Formatierungen zum Beispiel auch in Absatzmarken, Tabulatorzeichen, Leerzeichen und Seitenwechseln speichert. Löschen Sie also unerwünschte Zeichen dieser Art oder markieren Sie sie beim Formatieren mit, damit sich nicht andere Formatierungen darin »verstecken« können.

Ähnlich nervig ist es, wenn Sie eine Absatzmarke löschen und der entsprechende Absatz ungewollt umformatiert wird. Auch hier wählen Sie erst einmal den Befehl Rückgängig und fügen dann eine weitere Absatzmarke ein, bevor Sie die andere löschen.

Tipp: Hilft alles nicht und Sie kämpfen öfter mit dieser Eigenart von Word, gewöhnen Sie sich eine andere Arbeitsweise an: Formatieren Sie nicht während des Schreibens, sondern erst, nachdem Sie den gesamten Text eingegeben haben.

Viel Zeit sparen Sie dabei mit der Funktion Formate übertragen.

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Um Text im Nachhinein (anders) zu formatieren, aber auch bei verschiedenen Problemen mit der Formatierung spart die Funktion Formate übertragen (Pinsel-Werkzeug) viel Zeit und Nerven. Anfangs ist das Arbeiten damit ungewohnt: Sie müssen zuerst die Funktion bzw. das Werkzeug aktivieren, dann das gewünschte Format »holen«, um es anschließend auf den gewünschten Textbereich zu übertragen.

Beachten Sie dabei, was genau Sie beim »Holen« und Übertragen eines Formats auswählen! Sie können in beiden Fällen a) in den Text hineinklicken, b) ein oder mehrere Zeichen oder c) einen ganzen Absatz auswählen. Das Ergebnis ist jeweils unterschiedlich, da Word Zeichenformate und Absatzformate kennt und diese je nach Einsatz des Pinsels überträgt!

Verwirrend? Machen Sie es einfach so:

Um ein Zeichenformat (wie Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe, Unterstreichung) zu übertragen

1. klicken Sie mitten in ein Wort, das das gewünsche Format hat
2. wählen Sie den Pinsel aus
3. markieren Sie mit der Maus den Textbereich, der umformatiert werden sollen (falls Sie versehentlich klicken und damit ungewollt das Absatzformat übertragen, wählen Sie Rückgängig und fangen noch mal an)

Um ein Absatzformat (wie Ausrichtung, Einzug, Zeilenabstand, Absatzabstand) zu übertragen

1. klicken Sie im Absatz, der das gewünsche Format hat, unmittelbar vor die Absatzmarke
2. wählen Sie den Pinsel aus
3. klicken Sie in den Absatz, der umformatiert werden soll, unmittelbar vor die Absatzmarke

Damit sind Sie normalerweise auf der sicheren Seiten. Achten Sie dennoch darauf, dass nichts Unerwünschtes passiert, da Sie nicht alle möglichen Zeichen- und Absatzformatierungen im Kopf haben. So könnten Sie versehentlich die Silbentrennung im Zielabsatz deaktivieren, oder eine Funktion wie Zeilen zusammenhalten. Leicht passiert es auch, dass man im Zielabsatz ein kursiv geschriebenes Wort übersieht und versehentlich gerade stellt.

Sie können das Werkzeug (normalerweise durch Doppelklick) auch dauerhaft auswählen, um ein gewünschtes Formate nacheinander auf mehrere Textstellen oder Absätze zu übertragen.

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Wenn Sie unbedingt noch ein paar Zeilen auf einer Seite unterbringen wollen, weil Sie beim besten Willen nichts mehr zum Kürzen finden, gehen Sie bei am besten in dieser Reihenfolge vor. Vorsicht: der visuelle Eindruck wird dabei ab dem Punkt 3 langsam, aber sicher in Richtung »Bleiwüste« verlagert!

1. Schalten Sie die automatische Silbentrennung ein. Kontrollieren Sie sämtliche Trennungen sorgfältig und greifen Sie mit dem bedingten Trennstrich ein.
2. Ändern Sie die Schriftart von Arial zu Times New Roman, die benötigt deutlich weniger Platz.
3. Fassen Sie zwei Absätze zusammen, wenn der entstehende Absatz dadurch nicht 6 bis 7 Zeilen überschreitet.
4. Verändern Sie die Seitenränder, maximal um wenige Millimeter. (Der linke Rand darf laut DIN 5008 nicht weniger als 24,1 mm betragen!)
5. Arbeiten Sie mit Absatzabständen anstelle von Leerzeilen, minimal 2 Punkt (»Abstand nach«).
6. Verringern Sie die Schriftgröße auf minimal 11 Punkt.
7. Stellen Sie die Zeilenabstände (bei Schriftgröße 11 Punkt) auf »genau« und verringern Sie schrittweise um 1/10 Punkt, auf minimal 11,5 Punkt.

Verringern Sie auf keinen Fall die Zeichenbreite, damit verschlechtern Sie Lesbarkeit und Gesamteindruck drastisch!

Übertragen Sie diese Formatänderungen unbedingt auf Ihr gesamtes Dokument, da es sonst keinen geschlossenen Eindruck mehr macht! Notieren Sie sich am besten alle Details und Werte, während Sie auf der besagten Seite die Formate so lange ändern, bis Ihr Text passt. Oder lässt sich nicht doch noch etwas kürzen?

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